Vurdering av aktsomhet i Sirkula - Åpenhetsloven

Sirkulas redegjørelse av aktsomhetsvurdering rundt åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Sirkula IKS følger lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

Lovens formål (§1) er som følger:

«Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.»

Aktsomhetsstandarden i åpenhetsloven bygger på FN’s retningsgivende prinsipper for ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECD sin veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

For å tilfredsstille loven og de internasjonale standardene, gjennomføres en prosess for aktsomhetsvurdering som innebærer:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger
4. Følge med på gjennomføring og resultat av tiltak
5. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshaver om hvordan negative konsekvenser er håndtert
6. Sørge for eller samarbeidet om gjenoppretting og erstatning der det er påkrevd

I tråd med formålet om å fremme større åpenhet om risiko rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, pålegges deriblant Sirkula IKS å offentliggjøre en redegjørelse om aktsomhetsvurderingene. Denne skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom aktsomhetsvurderinger
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene

Dette dokumentet er utarbeidet for å oppfylle Sirkula IKS sin plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger.

Dokumentet vil oppdateres og offentliggjøres årlig innen 30. juni (krav fra og med 2023). Det vil også oppdateres ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurdering.

Sirkula IKS sin tilnærming til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Generelt

Sirkula henter avfall fra rundt 44 700 abonnenter og 10 500 fritidsboliger i eierkommunene Hamar, Ringsaker, Stange og Løten. Innbyggerne kan i tillegg benytte seg av Sirkulas fem gjenvinningsstasjoner, to avfallsanlegg og Resirkula som er ett ombrukskonsept med blandt annet senter for ombruksbutikker.

Sirkula er ISO 14001-sertifisert.

Visjon: Vi gir alt avfall høyere verdi.

Organisering

Sirkula er et interkommunalt selskap (IKS) eid av kommunene Ringsaker, Hamar, Stange og Løten. Representantskapet er Sirkulas øverste organ. Representantskapet består av åtte medlemmer, to fra hver eierkommune. Det er utarbeidet en selskapsavtale mellom Sirkula og eierkommunene som øverste styrende dokument.

Sirkula har et styre bestående av 7 medlemmer, og en ledergruppe bestående av administrerende direktør og 6 avdelingsledere.

Økonomi - og HR-sjef har ansvar for at kravene i Åpenhetsloven etterleves.

Retningslinjer og rutiner for håndtering av risiko

Sirkula har et omfattende ansvar for å forvalte ressursene i avfallet på en forsvarlig måte. Vi jobber kontinuerlig for å minske klimaavtrykket vårt, og å minimere utslipp til luft, vann og jord. Vi følger FN’s retningsgivende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECD’s retningslinjer for ansvarlig næringsliv.

Vår overordnede tilnærming for å oppfylle vår forpliktelse til å respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold styres gjennom vårt arbeid med bærekraft som omfatter både egen virksomhet og leverandørkjeden.

Vi følger norsk lovverk for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og for likestilling og fravær av diskriminering.

Våre etiske retningslinjer og arbeidsreglement setter tydelige rammer for hvordan vi forventer at ansatte opptrer mellom kollegaer og ut mot eksterne – alle skal behandles med respekt og verdighet.

Anskaffelsesstrategien/reglementet og de etiske retningslinjer for leverandører beskriver våre forventninger til leverandører på samme måte som vi har for våre ansatte. Alle skal behandles med respekt og verdighet, de skal opptre seriøst og aktsomt for å unngå skader og negative konsekvenser for mennesker og miljø.

I tråd med åpenhetsloven gjennomfører vi årlig aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet og leverandører.

System for håndtering av informasjonsplikten

Vi har rutine for mottak og behandling av henvendelse i avdeling Kundekontakt.

Det er opprettet informasjon på selskapets hjemmeside om hvor man sender henvendelser også for åpenhetsloven.

Funn og tiltak

Igjennom aktsomhetsvurderingen har vi kartlagt eventuelle negative konsekvenser og vesentlig risiko. Ut fra dette har vi satt tiltak for å beregne risiko

Vesentlige risikoområder i vår egen virksomhet og tiltak for å beregne risiko

Sirkula som arbeidsgiver styres etter et omfattende lovverk og tariffavtale som sikrer arbeidsforholdene til de ansatte. Vi har tydelige og kjente retningslinjer i forhold til etikk, likestilling og mangfold og varsling. Følgende tema diskuteres årlig med tillitsvalgte:

• Risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling
• Gjennomgang av varslingsrutiner
• Bruk av deltidsstillinger og innleie
• Evaluering av behov for kontrolltiltak

I forbindelse med årlig medarbeidersamtale er det gjennomgang med alle ansatte i forhold til etiske retningslinjer. Dette er også årlig tema i styremøte.

De etiske retningslinjene ble sist oppdatert i juni 2023 og aktsomhetsvurdrering for eget selskap ble sist gjennomført i januar 2024.

Det er ikke avdekket områder internt med vesentlig risiko for negative konsekvenser eller vesentlig risiko opp mot menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vesentlige risikoområder i leverandørkjeden

For aktsomhetsvurderingen av leverandørene ble det lagt opp til en risikovurdering. Ut fra prinsippet om vesentlighet ble det valgt å vurdere leverandører med et årlig kjøpsomfang fra Sirkula på over nasjonal terskelverdi for klassisk sektor, dvs. 1,3 mill. kroner pr. år. I 2023 utgjorde dette 16 leverandører med årlig kjøpsomfang over 500 000. I år ble fire av disse leverandørene vurdert.

Leverandørene ble vurdert som lav risiko, middels risiko eller høy risiko. Dette var basert på hvilken bransje de tilhører, tidligere gjennomførte aktsomhetsvurderinger, Sirkula sin kunnskap om leverandøren basert på hva Sirkula kjøper inn av varer og tjenester, samt kjennskap til bakenforliggende leverandørkjede.

Resultatet av denne aktsomhetsvurderingen for 2023 ga disse resultatene, samt følgende planlagte tiltak:

Resultat av aktsomhetsvurdering med oversikt over planlagte tiltak

Risikokategori	Antall leverandører	Planlagte tiltak
Lav	12	Ingen handling
Middels	3	Innhenting av egenerklæringsskjema
Høy	5	Innhenting av egenerklæringsskjema, samt ytterligere undersøkelser av leverandørene (spørsmål og dokumentasjon)

Leverandørene som ble vurdert til risikokategori Høy har i år hatt sin bakgrunn i en vurdering mot enten DFØ sin høyrisikoliste eller tidligere aktsomhetsvurderinger av bransjen. Bransjene som har fått denne vurderingen er følgende:

• Omsetning av dekk
• Omsetninge av drivstoff og oljeprodukter
• Omsetning av arbeidstøy
• Omsetning av IKT-utstyr (maskinvare)

Basert på hvilke svar /tilbakemeldinger Sirkula får fra opplysningene som etterspørres, vil det bli vurdert videre oppfølgingstiltak.

Tiltak for å begrense risiko i leverandørkjeden

Gjennom våre etiske retningslinjer for leverandører kommuniserer vi tydelig våre forventninger om at leverandørene følger retningslinjene basert på FN- og ILO konvensjoners krav til arbeids- og menneskerettigheter.  Sirkula IKS slutter seg til FNs 10 grunnleggende prinsipper for ansvarlig næringsliv.

Hvis det oppdages brudd på menneskerettigheter og grunnleggende standard for anstendig arbeids hos leverandør eller underleverandører, eller vesentlig risiko for slike brudd, skal vi informeres omgående. Dette kravet er inkludert i våre kontrakter med leverandører. Dersom det avdekkes potensielle eller faktiske brudd i leverandørkjeden, følger vi opp gjennom dialog med den aktuelle leverandøren og aktuelle interessenter, som fagforening. Brudd som ikke adresseres innen rimelig tid, kan føre til suspendering/terminering av kontrakt.

Det er ikke avdekket faktiske negative konsekvenser som anses som vesentlige i leverandørkjeden, kun risikoområder.

Implementering

Vi implementerer vår forpliktelse til grunnleggende menneskerettigheter i tråd med ‘aktsomhetshjulet’ for ansvarlig næringsliv, anbefalt av OECD og som påpekt i åpenhetsloven. Dette innebærer:

• Øverste ansvar ligger hos selskapets ledelse og styre
• Det er etablert tydeliger retningslinjer internt og for våre leverandører med den hensikt å fremme respekt for menneskerettigheter og sikregode arbeidsforhold.
• Vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger for vår leverandørkjede
• Vi har rutiner for regelmessige aktsomhetsvurderinger og rapportering i tråd med Åpenhetsloven
• Vi følger opp informasjon om negative konsekvenser og vesentlig risiko for ansatte og andre berørte av vår virksomhet
• Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger av våre leverandører gjennomgås årlig

 

Signert versjon av av dokumentet finner du her:

Aktsomhetsvurdering

Kontakt

For spørsmål om denne redegjørelsen og vår tilnærming til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, send en e-post til post@sirkula.no og merk med "Åpenhetsloven".