Personvernerklæring for abonnenter hos Sirkula IKS

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan Sirkula IKS behandler personopplysninger om abonnentene og hvilke rettigheter du som abonnent har ifht personvern. Administrerende direktør er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven.

Hvilke personopplysninger har Sirkula om deg og hva brukes opplysningene til?

Innsamling av avfall: Sirkula har personopplysninger som er nødvendig for å hente avfall hjemme hos den enkelte abonnent, samt opplysninger som er nødvendig for kommunikasjon rundt renovasjonstjenesten. I enkelte tilfeller har Sirkula helseopplysninger om deg. Helseopplysningene brukes til å gi deg reduksjon i pris.

Gjenvinningsstasjon og avfallsanlegg: Sirkula har også personopplysninger som er nødvendig for at du skal få levert og betalt for avfallet du leverer på gjenvinningsstasjonen.

Hvor henter vi personopplysningene fra?

Innsamling av avfall:  Personopplysningene hentes fra Norges offisielle eiendomsregister (matrikkelsystemet). Helseopplysningene er det abonnenten som oppgir.

Gjenvinningsstasjon og avfallsanlegg: Personopplysningene hentes fra deg som kunde.

Hvor lagres personopplysningene?

Innsamling av avfall: Personopplysningene lagres i fagsystemer som håndterer bankterminal og fakturering på gjenvinningsstasjonen.

I forhold til innsamlingsløsning lagres Personopplysningene lagres i fagsystemet Komtek som er levert av Norkart. Helseopplysningene lagres elektronisk i  arkivsystemet og er unntatt offentlighet.

Gjenvinningsstasjon og avfallsanlegg: Personopplysningene lagres i fagsystemer som håndterer bankterminal og fakturering.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Innsamling av avfall: Vi lagrer dine personopplysninger så lenge du bor i området hvor Sirkula utøver renovasjonstjenesten. Vi lagrer opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

Gjenvinningsstasjon og avfallsanlegg:Vi lagrer dine personopplysninger ihht regnskapsloven, dvs fem år.

 

Hva er behandlingsgrunnlaget?

Sirkula har lov å innhente personopplysninger fra abonnenter for å utøve offentlig myndighet hjemlet i Forurensningsloven § 30, kommunal innsamling av husholdningsavfall m.v.

 

I andre tilfeller er personopplysningene innhentet for å oppfylle en avtale, f.eks en serviceabonnementsavtale.

 

Hvordan sikrer vi at personopplysningene ikke kommer på avveie?

Sikring av personopplysningene omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltak.

Dine rettigheter

Du kan be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet. Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ.

 

Hvis du mener at Sirkula behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte Sirkula slik at vi kan ta stilling til dine innvendinger og at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

 

Personvernregelverket har omfattende bestemmelser og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss på denne e-postadressen: personvernombud@sirkula.no

 

For å kunne besvare din henvendelse ber vi deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi kan besvare din henvendelse. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg og ikke til andre som utgir seg for å være deg.

Saksbehandling og arkiv

Sirkula bruker et sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Sak- og arkivsystem følger den offentlige standarden NOARK.

 

Sirkula gjør sine offentlige journaler tilgjengelig for allmennheten på hjemmesiden. En journal er systematisk og fortløpende registrering av inngående og utgående dokumenter som registreres i sak- og arkivsystemet. I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Herunder inngår personopplysninger. Ved en eventuell innsynsbegjæring blir alle opplysninger man har hjemmel for å unnta sladdet, dette inkluderer blant annet personopplysninger.

 

Etter tre måneder blir journaler på hjemmesiden deaktivert. Offentlig journal er heller ikke søkbar gjennom eksterne søkemotorer. Det er kun opplysninger som blir journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

 

E-post og telefon

Sirkula benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle kommunenes lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over telefon eller på e-post vil kunne journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over i kapittel om saksbehandling og arkiv.

 

Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lengre er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postboksen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

 

Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post. Mottatte e-post som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre, men tas ut av e-postsystemet og journalføres.

 

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk. Loggene slettes automatisk etter tre måneder. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

 

Sentrale lover

• Personopplysningsloven og GDPR regulerer Sirkulas behandling av personopplysninger.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Offentlige dokumenter kan hentes fra Sirkulas postjournal.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
• Arkivloven gir regler for hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.